(一) 海运出口货代工作流程 
　　 海运出口货代工作涉及问题多、环节复杂，认真做好出口货代工作，了解和熟悉出口运输的各个环节和操作程序，直接关系到出口运输任务的完成和企业效益，对扩大出口、多创汇有着十分重要的意义。这是根据外贸合同中的运输条款，把卖给客户的货物进行组织安排，经过海运到目的港。凡以CIF 或CFR 条件成交的出口货物，应由我方派船或订舱运输，凡以FOB 条件成交的出口货物，则由买方派船运输。我们先以CIF 或CFR 条件成交，由卖方安排运输的情况，作一说明。 

　　 1.审核信用证中的装运条款。为使出口工作顺利进行，收到信用证后，必须审核证中有关的装运条款，如装运期、结汇期、装运港、目的港、能否转船与分批、是否指定船名、船籍和船级等。有的采证要求提供各种证明，如离港证明书、航线证明书、船长接受随船单证收据等。对这些条款和规定，应根据我国政策、国际惯例、要求是否合理、我方能否办到来考虑接受或提出修改要求。具体说明如下： 
　　 (1) 装运期必须订明年份月份，对船舶靠港很少的港口，应争取跨月装运。要结合商品性质，选择合适季节，如雨季不宜装烟叶、茶叶，夏季不宜装沥青、牛羊肉和橡胶，北欧、加拿大东岸不宜在冰冻期装运，热带地区不宜雨季装运。 
　　 (2) 装运期与信用证的期限要一起考虑，一般来信后一定期限内装运，远洋运输不少于1 个月，近洋航线不少于20 天。特别注意避免“双到期”，即信用证有效期与装运期同时到期。一般情况下，结汇有效期应长于装运期10 ～15 天，以便装船出B/L 后有足够时间办理结汇。 
　　 (3) 出口货物的装运港，争取订为“中国港口” 或订为几个中国港口，由卖方选择，灵活机动。 
　　 (4) 在不用联运方式运输时，一般不接受内陆城市为目的地条款，应选择靠其最近的，且我方便于订舱的海港为目的港，在提单上注明“转运到×× (内陆城市)” 字样，即Intransistto ×××。 
　　 (5) 出口到没有直达船的港口，要订明“允许转运”，对货量较大商品为便于备货及配船，更应在信用证上规定“允许转船及分批装运” 条款。不能接受买方指定中转港、二程船公司和船名条件，也不能接受在提单上注明中转港和二程船船名的条件。 
　　 (6) 对买方提出货物限期运抵目的港的要求应予重视，但一般不同意规定运抵期限的条款，因为船舶在海上航行，很难保证到达目的港的准确时间，结果出口方很容易造成违约。 
　　 (7) 关于指定船舶或限制航线的条款，一般不能接受由买方指定船公司以及限制船型、船龄、船级等条件，因为CIF 或CFR 出口，安排船只和航线等是卖方的权利。 
　　 (8) 关于指定装卸码头及仓库的条款，一般也不能接受。因为一旦指定后就会产生码头吃水浅与深的问题，出口时码头有没有泊位，使用大船停靠是否能靠上码头以及该码头与班轮公司专用码头不一致、仓库已满不能接货， 就会有移库、短驳、船期损失费、驳船使用费等情况发生。 
　　 (9) 关于大宗货物溢短装条款：交货数量应订有一个伸缩率，一般为增减5 %～ 10 %，由船方选择决定。大宗的麻袋、纸袋等包装货物出口，应增加大包装，即现在常用的吨袋包装，每麻袋如果是50 公斤，吨袋里放20 小袋，这样有利于装卸，也有利保持数量不缺少。 

　　 2.备货报验。备货工作就是根据出口合同及信用证中有关货物的品种、规格、数量、包装等的规定，按时、按质、按量地准备好应出口的货物，并做好申请报验和领证工作。冷藏货要降温，以保证装船时符合规定温度要求。在我国，凡列入商检机构规定的“种类表” 中的商品以及根据信用证、合同规定由商检机构出证的商品，均需在出口报关前，填写“出口检验申请书” 申请商检。有的商品需鉴定重量，有的需进行动植物检疫或卫生安全检验，要事先办妥，取得合格的检验证书。出口前的准备工作，做到货证齐全，包括外地运来的出口货物都备妥后，即可办理托运工作。 

　　 3.托运订舱。托运订舱的原则是，根据统筹兼顾、适当安排的原则， 相同条件下优先配装国轮，其次配载外运租船或合资船，再配外轮，但由于运价的不同，经营航线的各异，服务质量的优劣，又因具体情况具体分析。首先外运公司，外轮代理，联合船代和专此船公司，制定出月度海运出口船期表。上海地区比较全面的船期表有外运公司的船期表，中远国际货运的船期表、外代的船期表等。其次出口公司向外运公司、一级货运代理(如中远货运公司，外代货运部和其他国际货运代理)订舱配载。货主在船舶抵港和截止签单前递交托运单，外运公司或其他国际货代经审核，签出装货单，订舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结。 

　　 4.保险。货物订妥舱位后，属卖方保险时，即可办理货物运输险的投保手续。保险金额通常是以发票的CIF 价加成投保(加成数根据买卖双方约定，如未约定，则一般加10 %投保)。 

　　 5.货物集中港区。当船舶到港装货计划确定后，按照港区进货通知或船公司通知提集装箱、装箱、进港，在规定的期限内，由托运人或货代办妥集港运输手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清、件数清、标志清。在这项工作中，还要特别注意与港区、船公司、货代、运输车队或铁路等单位保持密切联系，按时完成进货，防止工作脱节影响装船进度，或者货物进港太晚不能装上船的后果。 

　　 6.报关(通关)。货物集中港区后，编制出口货物报关单连同装货单、发票、装箱单、商检证等有关单证向海关申报出口，经海关关员进行单证审核后，以及部分货物查验合格后方可装船。 

　　 7.装船工作。在装船前，理货员代表船方， 收集经海关放行的装货单和收货单，经过整理后，按照船舶积载图，分批接货装船。装船过程中，货主委托的货运代理一般派人在现场监装，随时掌握装船进度并处理临时发生的问题。装船方法通常有三种：一是码头作业，由港区提供足够的劳务和机械，按积载图、正常情况下24 小时连续装船;二是现装船，即车辆将货物直接运到码头船边进行装船;三是外档过驳，货物由驳船集港，货物停留在驳船上。装船时驳船直接靠海轮外舷，将货物直接吊到海轮上。这种“船过船” 的作业方式称为外档过驳。装货完毕，理货组长要与船方大副共同签署收货单，交与托运人或货代、船代。理货员如发现某批货有缺陷或包装不良，即在收货单上批注，并由大副签署，以明确船货双方的责任。但作为托运人，应尽量争取不在收货单上批注以取得清洁提单。 

　　 8.换取提单。装船完毕，托运人除向收货人(买方) 发出装船通知外，由货代或直接向船公司或船代领取已装船提单，一般船公司在开船后24 小时内开始正式签发提单。这时出口运输工作即告一段落。 

　　 9.制单结汇。将合同或信用证规定的结汇单证备齐，如提单、发票、装箱单、汇票、原产地证、运输保险单等，在合同或信用证规定的议定有效期内，向银行交单，办理结汇手续。 

　　 (二) 海运出口主要货运单证 
　　 为了保证外贸货物的安全交接，在整个运输过程中需要编制各种单据。这些单据各有其特定用途，彼此之间又有相互依存的关系，它们把船、货、港各方联系在一起，又要分清各自的权利和义务。 

　　 1.托运单(Booking Note——B/N)。也有人称为“下货纸”，是托运人(货主) 根据出口合同或信用证内容填写的，向承运人、船代或货代办理货物托运的单证。承运人根据托单内容，结合航线、挂靠港、船期和舱位(箱位) 等条件，认为合适即接受托运。 

　　 2.装货单(Shipping Orde———S/O)。是接受托运的船公司所签发的凭以命令船长将承运货物装船的单据，又是货主凭以向海关办理出口货物申报手续的主要单据之一。因而，有人称装货单为关单。 

　　 3.收货单(Mate’s Receipt———M/R)。又称为大副收据，是船舶收到货物的收据及货物已经装船的凭证。船上大副根据理货员在理货单上所签注的日期、件数及舱位，并与装货单进行核对后，签署大副收据。当货物装船时，如发现外表有异状或损坏或短溢时，大副就应在大副收据上作相应的批注。凭大副签署过的大副收据，船公司或船舶代理签发提单。由于上述三份单据的主要项目基本一致，现各港口一般将它们制成联单，只需一次制单，分别使用。 

　　 4.海运提单(Bill of lading———B/ L)。参见海运提单部分。 

　　 5.装货清单(Loading list)。装货清单是承运人(船公司或其代理) 根据装货单留底，将全船待装船货物按目的港和货物性质分类，依照航次、靠港顺序排列而编制的装货单汇总清单。内容包括：装货单编号、货名、件数、包装形式、毛重、尺码及特种货物对装运的要求或注意事项的说明等。装货清单是船上大副编制配载计划的依据，又是现场理货人员进行理货、港区安排驳运、进出库场以及承运人掌握情况的业务单据。 

　　 6.舱单(Manifest———M/ F)。舱单又称“船单”、“出口载货清单” (Export M/ F)。是按卸货港逐票罗列全船载运货物的汇总清单。请注意，它是在货物装船完毕之后，由船公司根据收货单或提单编制的。其主要内容包括：货物详细情况、装卸港、提单号、船名航次、托运人和收货人、标记唛码等。舱单作为船舶运载所列明货物的证明，是船舶办理进口报关手续的必要单证，也是装货港承运人代理联系有关业务及卸货港代理据以事先做好卸货准备的业务单据。对于危险品运输， 舱单备注中注明其特性外， 承运人还需提供危险品货物清单(Dangerous cargo list)，危险品货物清单内容主要有：船名、船次、装卸港、提单号、货名、数量、货物危规、装舱位置等项目。在我国还使用“出口载货运费清单” (Export Freight Manifest)，又称“运费舱单”。它除记载舱单原有事项外，还包括运费率、运费、到付或预付及提单批注等。这份单证将“舱单” 和“运费清单” 合为一体，简便明了。它是全船所载货物的证明，又是承运人或其代理人向货主收取运费的总清单。 

　　 7.货物积载图(Stowage Plan or Cargo Plan)。它是根据货物实际装舱情况编制的舱图，是船方进行货物运输、保管和卸货工作的参考资料，也是卸港据以理货、安排泊位、货物进仓或安排车驳的文件。 

　　 8.货物溢短单和货物残损单(Overlanded and shortlandedcargolish，Broken &Damaged Cargo list)。残损单是一份根据理货员现场记录编制的属于船方责任的残损货物汇总清单。而溢短单则是卸货完毕时，对全船所卸货结合舱单及有关货运单据(如理货单、理货日报单等) 对溢短货物所做的汇总清单。这两份单证都应由理货组长和船方大副共同签定后才有效，可作为今后处理溢短残案件时划分货方及船方之间责任的依据之一。 

　　 (三) 提单的性质和作用 
　　 在国际海洋货运中，不论采取哪一种运输方式，托运人与承运人之间均需订立运输合同和签发提单来确立双方的权利和义务以及责任豁免。因此，提单是海运中十分重要的单据，只有对其性质和作用有清楚的认识，才能正确处理按提单进行运输的各项业务。在法律上和商业上提单代表货物，占有提单即占有货物的所有权，并有权在运输中处理提单上所载明的货物。所以提单有以下性质和作用： 

　　 1.提单是承运人或其代理应托运人的要求所签发的货物收据(Receiptofthegoods)， 证明已收到或接管提单所列货物。已装船提单是承运人出具的，证明货物已收到并装上船付运的收据。对于提单作为货物收据的法律效力，曾有分歧。海运国家认为，提单只是“推定证据” 或“初步证据”，如果实际证实承运人没有收到货物或收到与提单不符的货物，可以否定提单的证据效力;主要一些货主国家认为，即使提单记载有错，承运人也要负责。现倾向于，一旦提单到了收货人手中，提单应作为最终证据。 

　　 2.提单是物权凭证，即一种货物所有权凭证(B/L as a Document of Titte)。谁持有提单，谁就可提货，也可凭此向银行押汇，还可在载货船舶到达目的港交货之前进行转让。提单作为物权凭证可以买卖转让，这在国际贸易中起了极为重要的作用。 

　　 3.提单是承运人与托运人之间运输合同的证明(B/LasanEvidenceofthe Contractof Carriage)。多数人认为提单是运输合同的证明，而不是运输合同本身。一般手续，承运人在签发提单以前，运输合同已经成立，否则承运人不会承运货物，另外船公司提单印成统一格式，提单背面条款并没有与托运人协商，不符合成立合同的正常程序，而且提单只有承运人一方签发，因此它是运输合同的证明。而当托运人承运人双方没有其他约定时提单应视为双方之间的运输合同。提单除以上作用外，在业务联系、费用结算、对外索赔、进口换单、出口更改舱单等方面都有着重要作用。